Zapier – 连接和自动化任何应用程序的平台

Zapier是一个强大的自动化工具，它通过简化工作流程，帮助用户节省时间并提高效率。它的易用性、广泛的集成选项和强大的技术支持，使其成为现代企业扩展自动化的理想选择。

一、Zapier简介

Zapier是美国的一家SaaS软件公司，是领先的无代码自动化平台，提供超过7000个应用的集成，其主要功能是帮助人们以简单的方式将他们使用的应用程序自动化和连接起来。例如，主要参与者像intuit、Salesforce 、Dropbox和Google使用Zapier为他们的客户提供与350多个应用程序的集成 [(1)] [(7)]。这一功能覆盖了各种类型的软件程序和平台，为用户提供自动化解决方案，不需要任何专业的技术知识，如编码和网络自动化就可以创建工作流程，尤其适合员工数量较少的小公司。 13e49cc013598405726128b9f871eba3

二、Zapier的功能特点

工作流创建简易：
- Zapier的工作原理基于三个主要组成部分：触发器（Trigger）、动作（Action）和规则（Zap）。触发器是指在应用程序中发生的事件，像收到新邮件、有新的数据行或新社交媒体提及等这类事件就能激活Zapier的自动化流程。然后当触发器条件满足时，会自动执行特定动作，例如将电子邮件发送到Slack频道、在日历中创建新的事件或将表单回应添加到表格中等，规则则建立了触发器和动作之间的链接。用户能够依据自己的需求创建和自定义这些规则，无论是简单的单步连接还是复杂的多步工作流程都可以满足。这使得用户能够轻松地把自己的想法转化为实际的自动化工作流程，大大提高了操作的灵活性，可以为不同的工作需求构建个性化的自动化流程，操作方式直观便捷，用户仅通过简单的拖放操作就能创建和管理规则（Zap），进而管理整个工作流程，大大简化了流程创建和管理工作。
应用程序连接广泛：
- 它能够支持数千（在与Google、Amazon和Microsoft等合作时提到可连接5,000多个应用程序）甚至超过7000个不同的应用程序之间的连接，并且涵盖各行各业，无论是常用的办公软件，比如各类文档编辑、日程管理软件，还是特定领域的专业工具像工程设计、金融分析等方面的软件，都能在Zapier上找到对应的应用程序资源进行连接整合，整合类型非常多样。这种广泛的集成能力使得Zapier在不同的工作、业务场景和用户需求下都能发挥作用。比如企业内部的办公流程中，可以将邮件系统、文档管理系统、项目管理工具等进行对接和自动化操作设置；在营销方面，可以连接邮件营销平台、社交媒体平台和客户关系管理系统等，实现跨平台的自动化营销过程 []。
自动化定制性强：
- 一方面用户可以深度定制Zaps（Zapier自动建议的应用整合连接等功能），根据实际需求扩展这些功能，以创建复杂而高效的工作流程，满足不同场景下对于自动化处理的特定要求。例如同时满足多个嵌套条件的自动化工作流设置或者根据数据的不同状态设置不同动作的流程；另一方面，用户还能够为任务的发生设置复杂的条件，真正实现智能自动化体验。比如设定在满足某种特定条件和特定时间下执行某一个动作或者一系列动作的流程等等，通过这样的定制能够使自动化操作更加贴合实际业务需求和用户逻辑。
内置多种常用功能应用：
- Zapier平台加载了内置的应用程序，允许用户自动发送电子邮件、短信发送、任务调度、推送通知和RSS。这个设置使得在很多通用自动化任务场景下，用户无需再去寻找第三方的工具或者开发相关功能，直接就可以利用Zapier的内置功能快速地实现自动化操作的设置。比如用于自动发送事务性邮件通知、定期短信提醒、按照日历安排进行任务调度提醒等应用场景下就十分便捷。

三、Zapier的应用场景

数据管理方面：
- 能够自动收集不同来源的数据。在现代企业和复杂项目中，数据往往分散在各种各样的系统和平台当中，例如不同的数据库、文件管理系统、传感器设备等，Zapier可以连接这些数据源对应的应用程序，将所需数据进行整合收集。同时也可以进行整理和分析工作，它能够把从各处收集到的数据按照一定的规则进行转换、清洗、归类等操作，方便后续的分析利用。如从各个销售渠道平台收集销售数据，然后进行统一格式整理，输入到数据分析报表工具或者企业资源管理系统，实现数据在不同业务环节和应用之间的自动迁移和初步处理，这一过程无需手动操作，节省了大量人力时间并提高了数据管理的准确性和效率。
客户服务方面：
可用于设置自动回复系统来处理常见查询，从而提高响应速度。例如在电商场景下，当客户在购物平台上提出常见问题，如关于产品的尺寸、发货时间、退换货政策等问题时，Zapier可以连接实时客服系统与常见问题解答知识库。通过设置触发器为收到新的客户问题咨询，执行动作是搜索知识库并发送对应的回复内容，这样可以快速对客户问题做出响应，极大提升客户体验。还可以将多个渠道的客户咨询信息汇总整合，方便客服人员统一进行查看和管理进一步的跟进措施，提高整体服务的连贯性和高效性。
营销自动化方面：
有实力实现自动发送个性化邮件、社交媒体帖子，以及对营销活动进行管理。对于邮件营销而言，Zapier可以连接邮件营销平台与客户关系管理系统、电商平台等应用程序。如果在电商平台上有用户进行了注册、购买等行为，通过相应的触发器设置，在邮件营销平台上就可以自动发送含有个性化推荐内容（如根据用户购买历史推荐相关产品）的邮件。在社交媒体营销方面，能够将各种社交媒体管理平台进行集成，某个平台上的事件（如新品发布）可以触发在其他多个平台同时发布相关的推广贴文，保持品牌推广的一致性，这样一个多渠道、自动化、个性化的营销手段有助于提高营销的效果和覆盖面，并且减轻营销人员的工作量，提高整体营销活动的效率和管理的便捷性。

四、Zapier的优势

操作简易性易用性高：
这是Zapier的一个显著优势。不需要编程知识，通过非常直观的拖放操作就能够创建和管理工作流程。这一特性让非技术人员也能轻松上手，对于那些没有技术团队支持或者不想浪费时间在编写代码以实现流程自动化的企业或者个人来说极具吸引力。企业中的普通员工可以自行根据业务需求构建简单到复杂的自动化流程，节省了大量培训成本和系统开发成本尤其是时间成本，而小型企业由于人力资源有限，这样无需专业技术人员也能完成自动化构建的工具更是适合其发展需求，能够时刻紧跟数字化高效办公和业务处理的潮流，处于一个很公平的竞争起跑线上。
广泛的应用程序连接性：
Zapier支持连接众多的应用程序，有超过7000个应用可进行集成，涵盖了从常见的办公软件如微软Office系列、Google Workspace到各种专业领域的SaaS软件，如营销自动化工具、客户关系管理软件、项目管理工具等。无论是小型企业日常办公所用的少数几个软件集成，还是中大型企业复杂的多系统多平台的软件集成需求，基本都能找到对应的应用并进行连接。这使得Zapier可以广泛适用于各种行业类型、企业规模、业务场景，集成的灵活性非常高，能根据企业和个人不断变化的需求不断增添新的应用连接和调整自动化流程，进而不断满足更多类型的任务自动化需求。
强大的自动化定制能力：
用户能够完全按照自己的需求来定制自动化规则。从最基本的简单一对一的触发器 – 动作关联（例如当收到一封特定发件人的邮件时，在日历上创建一个提醒事件），到多步骤、复杂嵌套条件的高级自动化工作流程设置（如在满足多个条件：合同金额大于某个数值、合同类型是某种特定类型，同时在特定的日期范围内，自动启动一系列的后续流程，包括向有关部门通知、分配任务到项目管理工具的特定成员等），Zapier都可以实现。这种定制能力可以适应各类复杂多样的实际业务需求，让每一个自动化工作流程都高度贴合企业或者个人的业务处理逻辑，避免千篇一律的自动化模板无法匹配特殊或者复杂业务场景的弊端，真正将自动化效率提升到最高境界。
节省时间与提高效率：
自动化功能是Zapier的核心价值之一。它能够处理那些重复性的任务，例如每天定期的数据备份操作，如果手动操作需要耗费员工大量固定的时间精力，利用Zapier可以设定在特定时间自动触发备份动作，涉及到多个数据库或者文件存储平台的数据都可以同时进行备份。将员工从这种繁琐的日常重复性工作中解救出来，使他们能够聚焦于更重要的工作内容，无论是对于企业整体业务方向的把握、更高级的客户合作沟通洽商、企业创新产品研发等工作都受益于这个时间腾挪效应，还能减少人为操作错误，整体提升企业内外部的运营效率和工作效果，从长远来看，这种效率提升意味着企业在人力成本不变的情况下能产生更多的价值，从而增加企业竞争力。
良好的错误处理和监控机制：
在执行自动化任务的过程中，如果出现了错误，比如由于网络故障导致数据没有成功从一个应用传输到另一个应用、或者某个动作执行时因为软件接口变化发生错误等情况发生时，Zapier能够及时发现并向用户发送通知，这样用户就可以及时对问题作出纠正措施，可以避免由于自动化流程出错而带来更大范围的业务影响，例如订单处理延误、数据丢失等严重后果。同时，监控机制也有助于企业对自动化流程的整体健康状况进行评估，及时发现可能存在效率低下或者出现问题风险高的环节并进行调整优化，保障自动化流程的稳定性和可靠性，这种机制尤其在重要的业务自动化处理环节（如财务数据处理自动化、生产调度自动化等）格外重要。
适合开发者和非开发者的多功能性：
对于开发者而言，Zapier的开发者平台为开发者添加公共或私人使用的API提供了便利，开发者可以方便地在这个平台上开发拓展相关的应用程序连接或者功能模块。而对于非开发者，他们能够利用现成的可视化的、无需代码编写的功能轻松创建出复杂实用的自动化流程。这种多功能性使得Zapier在不同类型的用户群体中都有很高的实用价值，可以面向非常广泛的用户市场，不像其他一些自动化工具，要么过于偏向开发者只能被技术人员使用，要么只能做一些非常简单功能有限的自动化设置对非技术人员来说过于简陋，Zapier很好地平衡了这两种情况。
内置应用价值：
其平台加载了内置的应用程序，这些应用能够提供一些日常办公和业务处理的基本自动化功能，如自动发送电子邮件、短信发送、任务调度、推送通知和RSS等。这些日常应用功能就包含了企业办公和对外服务中常用的功能场景，可以让用户无需再寻找其他外部工具来完成这些基本但繁琐的工作任务的自动化需求。例如一些小型企业在没有专门的短信群发平台的情况下就可以直接利用Zapier内置的短信发送功能来给客户发送通知短信，所以就整体解决方案层面节约了成本，提高了便捷性。
较高的投资回报率：
无论是对于小型企业、创业公司还是中大型企业来说，Zapier提供的这些功能（如提高生产效率、减少人力错误、提升客户服务水平、扩大市场营销效果等）总体上能够带来积极的效果和效益。而其本身的订阅成本或者使用成本相对于在人力、时间等方面节约的成本以及业务超预期发展所带来的收益相比是性价比很高的，能够给企业在使用中带来较高的投资回报率，例如企业使用Zapier进行营销自动化后带来的新客户订单增长远远超过使用Zapier的成本，所以从纯商业结果视角来看，Zapier是一个值得投资的高效自动化工具。

五、如何使用Zapier

注册和登录：

在Zapier的官方网站上注册一个账户，这是使用Zapier的第一步。注册流程通常比较简单，需要用户提供基本的信息，例如姓名、电子邮箱地址、创建密码等。完成注册后，使用注册的电子邮箱和密码登录到您的账户中。通过注册登录能够建立用户与Zapier平台的连接关系，这样就开启了创建个人或者企业自动化工作流的大门。登录后的主界面将展示与用户操作有关的各种功能选项，例如创建新的Zap、管理已经创建的Zap等控制面板内容，方便用户进行后续操作。

创建一个新的Zap：

登录后，点击“Make a Zap”按钮开始创建一个新的Zap。这个Zap就代表一个自动化工作流程。每一个新的业务自动化需求都可以创建一个新的Zap。例如，如果想要将收到新邮件自动整理到特定的文件夹并且提醒团队成员这一流程自动化，就可以创建一个专门针对这个需求的Zap，这一步骤明确了自动化任务的开始标识和最小单元定义，是构建复杂自动化流程的基础构建步骤，为后续设置具体规则和关联不同应用程序奠定了基础。

设置触发器（Trigger）：

选择您想要的触发器应用程序，并按照提示设置触发器条件。触发器是整个自动化流程启动的源头事件，从应用程序众多可识别的事件中确定为触发事件。比如在选择邮件应用程序作为触发器应用时，可能的触发器条件包括收到来自特定发件人的邮件、有包含特定关键词的邮件等。这些丰富的触发条件设置为不同的业务场景提供了灵活的触发机制，确保自动化流程能够以合适的事件作为入口并发启动后续动作。同时，用户需要详细地设置这些条件以准确描述何种情况下自动化流程开始工作，避免不必要的流程启动或者错过关键事件的启动。

设置动作（Action）：

在选择好触发器并设置好条件后，需要选择要执行的动作应用程序，并按照提示配置动作参数。动作就是当触发器条件满足时，Zapier会自动在另一个应用程序中执行的特定的动作。如上述邮件新邮件整理到特定文件夹并提醒团队成员的例子中，动作应用程序可能是文件管理系统和团队协作通信应用，动作内容则是将邮件移动到指定文件夹以及发送提醒通知到特定团队成员的账户。在这一步用户需要细致地指定执行的动作内容和目的地等相关参数，确保自动化流程精确地执行各种操作到目标位置或者目标受众 [] 。

测试和启用Zap：

完成设置后，Zapier会为您提供一个测试选项。这种测试机制是非常实用的，可以确保Zap正常工作，提前发现一些潜在的设置错误或者不兼容性问题。例如在进行测试时发现某个动作由于权限设置无法实现，可以及时调整相关设置。在测试通过后，就可以启用Zap，使其开始自动化工作流程。启用后，这个自动化流程就开始按照所设定的触发器 – 动作逻辑在后台运行，不需要人工再去干预每一步操作，真正实现自动化操作的目的。

管理Zap：

一旦Zap启用，用户可以在Zapier控制面板中管理和监控它。用户能够随时启用、禁用、编辑和删除Zap，以满足不同的需求。例如在企业业务流程调整时，如果某个接收新订单然后通知仓库发货的自动化流程中仓库管理系统进行了升级，就可以在控制面板先暂时禁用这个Zap，对其中与仓库管理系统相关的动作等进行编辑修改，然后再重新启用这个经过修改适应新系统的Zap，这种动态管理能力可以很好地应对业务需求、应用程序变化等情况，确保自动化流程始终保持适应性和有效性。

六、Zapier与其他类似工具的比较

与MuleSoft对比：
- MuleSoft通过其Anypoint平台，为连接世界上的设备、应用程序和数据提供服务，是专门从事连接和集成的应用程序集成机构。
- 连接侧重：MuleSoft重在整个企业范围内设备、各种数据和应用之间全方位的连接集成，更偏向于企业级解决方案和大规模系统集成的底层架构等提供集成平台和技术。相对而言，Zapier更侧重于以无代码自动化为核心将用户选择的常用应用程序连接起来以简化工作流程，从更切实的日常办公和常见业务流程自动化角度出发。例如，在一个大型金融企业整合内部的交易系统、风险控制系统、后台数据仓库等时MuleSoft能更好满足总体架构集成的要求；而Zapier更适用于金融企业中某部门办公室自动化日常任务，如将邮件与金融数据分析工具连接进行自动化报告生成这类场景。
- 技术门槛：MuleSoft的技术含量较高且功能更为强大复杂，往往需要有专业的技术团队进行支撑和运用，业务分析师等也需要在其基础上做大量平台架构和流程设计工作。而Zapier以无代码为特色，无需编写代码，用户通过简单的拖放可视化操作就可以完成很多任务流程构建，非技术人员可以轻松上手，操作门槛很低。
- 应用场景：MuleSoft常用于企业大型项目建设、传统企业数字化转型中涉及到的复杂系统重新架构和整合集成等，场景更多的是集中于大规模、深层次的企业信息化改造。Zapier则广泛用于中小企业、创业公司甚至个人的办公自动化、提高办公效率的场景，如个人使用Zapier连接自己的云盘、社交网络、个人笔记类工具，快速实现自动化操作和提升使用便捷性，节约日常的时间成本。
与Workato对比：
Workato也是一个整合平台，可以让用户在几分钟内创建云应用程序之间的重要业务集成，不需要开发人员和IT团队，并帮助用户实现业务任务的自动化和跨应用程序的工作流程。
功能深度：Workato在功能上相对更加专注于云应用程序之间特定业务的集成。在特定云应用如多数流行的SaaS云服务应用集成等有很深入的挖掘，能够在这个领域设置复杂的业务逻辑实现高效自动化。而Zapier应用连接的范围更广但是在每个专门的云应用之间业务连接深度方面可能不如Workato。例如在专门针对电商领域的几个云服务应用集成时Workato可以实现非常复杂、深入的业务逻辑自动化，覆盖电商业务从订单、库存到售后的一整套复杂业务逻辑的自动化联动；Zapier则可能可以实现其中几个环节且在逻辑上不会像Workato那样可以深入到底层细致业务规则层面，但Zapier能连接的应用不仅仅是云应用，范围上更广。
使用便捷度：两者在不需要开发人员和IT团队这点上类似。不过相对而言，Zapier以更加直观、操作流程更加简洁的方式让用户快速上手搭建基础自动化流程而著称；Workato在设置一些复杂业务逻辑时虽然对于非技术人员也较为友好，但在某些方面可能需要用户更多一点对于业务流程的思考和设置复杂逻辑的理解。比如将两个简单的应用连接实现基本的通知功能，Zapier可能几步的拖放选择就完成，Workato可能也较容易但可能会在页面布局或者业务逻辑设置步骤数量上多于Zapier。
与IFTTT对比：
IFTTT是一项在线服务，它将其他几个网络应用程序聚合到一个地方，然后执行行动，支持主要的社交网站、同步服务和博客服务。
应用覆盖范围：IFTTT主要支持社交网站、同步服务和博客服务等网络应用较多。Zapier的应用覆盖范围则极为广泛，涵盖各行各业各种类型的桌面、网络、移动端等应用程序。例如在连接网络存储云盘和办公软件方面Zapier可以做到，但这超出了IFTTT的应用范围。IFTTT相对集中在网络社交服务相关的自动化任务，比如将自己在几个社交平台上发布的内容实现同步等。
复杂自动化能力：Zapier可以创建复杂而高效的工作流程，用户可以深度定制规则，可以为任务的发生设置复杂的条件，实现真正的智能自动化体验。而IFTTT更多地偏向于简单任务的执行，通常是两个网络应用之间固定模式的操作，如当某个社交平台上有新信息就发送一个通知到手机这样比较基础简单的自动化任务。在复杂业务逻辑连接自动化上Zapier更有优势。